未払い残業代請求における内容証明郵便の書き方｜自力で行う注意点

1. （1）内容証明郵便とは

   内容証明郵便とは、郵便局で郵送する際に選択できるオプションのひとつです。送付する文書の内容を郵便局が記録しておくことで、「いつ誰が誰に何を送ったか」を証明してもらうことができます。
   
   残業代を支払わない企業の場合、残業代の請求書を送付しても「受け取っていなかった」と言い逃れする可能性があります。そのため、確実に送付したことを記録し、万が一のときには証拠とするために内容証明郵便が使われます。
   
   残業代を請求する場合は、請求金額、支払期日や支払先などを明記した上で「支払わなければ法的手続きをとる」などと記載しましょう。また、合わせて配達が完了した日にちを記録する配達証明付き郵便にして内容証明郵便を送ることが一般的です。

2. （2）内容証明郵便が持つ効力

   「記録を残すだけなら、Eメールでも変わらないのでは？」と考える方もいるかもしれません。たしかに、内容証明郵便はメールよりも準備や手続きが面倒で料金もかかります。しかし、その労力に見合った価値を持っているのです。
   
   ①証拠能力
   Eメールの場合は送信者と受信者が、請求した記録を持っていることになります。もちろん、それでも証拠にはなるのですが、内容証明郵便のほうがさらに証拠としての説得力が増すのです。
   
   メールの場合は、「受け取っていない」といわれてしまえばそれ以上追求ができません。しかし、内容証明郵便の場合は当事者以外にも、郵便局という第三者が証拠を保持することになります。配達証明付きの内容証明郵便であれば、送付した内容はもちろん、受け取り日時も郵便局を通じて証明できます。
   
   ②時効を遅らせる
   残業代には請求時効が存在し、本来振り込まれるはずの日から3年間経過すると残業代を請求することができなくなります。
   
   しかし、時効を中断させる方法がいくつかあります。そのひとつが「催告」です。催告とは、訴訟や労働審判以外で残業代を請求することです。実際には、内容証明郵便でなくても請求書を送付すれば「催告」したことになるのですが、内容証明郵便以外の方法では送付した日時や、受け取ったかどうかを客観的に証明することが困難となりがちです。そのため、内容証明郵便を使って残業代を請求することで、「催告」したことを証明することができます。
   
   なお、内容証明郵便の送付によって時効を遅らせることができる期間は最大6か月であり、その間に交渉など次の対応を行います。6か月以内に交渉がまとまらなさそうであれば、訴訟提起や労働審判申立てを行うことになります。
   
   ③心理的な影響力
   内容証明郵便は、通常の生活を送っていれば受け取る機会がほとんどありません。書式が独特ですし、弁護士名で届いた場合はそれ自体に威圧感があり、残業代の支払いや資料開示に応じるケースもあります。
   
   ただし、内容証明郵便は、あくまで「催告」したと評価されるにすぎず、無視をされてしまうこともあります。それでも一定の心理的な効果は期待できるでしょう。ただし、内容証明郵便は、あなたが自分に不利になることを書いた場合も記録されています。したがって、脅迫めいた文言にすると、逆に脅迫罪や恐喝罪などで訴えられる可能性もあることは覚えておきましょう。

次に内容証明郵便の書き方を解説します。以下は、一般的な内容証明郵便に関することを記載しております。電子内容証明郵便の場合には、差出方法等は異なりますのでご注意ください。詳細は、郵便局のホームページ等をご確認ください。

1. （1）内容証明郵便のルール

   内容証明郵便を書くにあたって、いくつかルールがあるので、順番に確認していきましょう。条件を満たしていないと受け付けてもらえません。しっかりと把握してから書きはじめましょう。時効が近く時間がないときなどは弁護士に依頼することをおすすめします。
   
   ●用紙
   基本的に、内容証明郵便に用いる用紙に規定はありません。通常のコピー用紙でも受け付けられます。
   
   ●文書しか発送できない
   内容証明郵便には文書そのものしか認められていません。残業代請求の場合は、未払い残業代を請求する旨を書いた書類のみを送ることになります。残業を証明する証拠などは同封できません。
   
   ●使用可能な文字
   内容証明郵便の文書に使える文字には制限があります。使用できるのは次の文字です

   1. ①仮名文字
   2. ②漢字
   3. ③数字
   4. ④英字（固有名詞のみ）
   5. ⑤括弧
   6. ⑥句読点
   7. ⑦その他一般的に記号として使われるもの
   
   
   

   ●1ページあたりの字数・行数制限
   実は内容証明郵便では1ページあたりの字数や行数に制限があります。この条件を知らずに作成しても、郵便局で受け取ってもらえません。また新しく作る必要があるので確認しておきましょう。
   
   ①縦書きの場合
   1行20字以内、1枚26行以内
   
   ②横書きの場合
   1行20字以内、1枚26行以内
   1行13字以内、1枚40行以内
   1行26字以内、1枚20行以内

2. （2）内容証明郵便の書き方

   文書の作成は、手書きでも、パソコンにインストールされている文書作成アプリケーションを使っても行えます。記載項目は以下のとおりです。
   
   ①文書のタイトル
   「通知書」などと書きます。
   
   ②通知内容
   自分に残業代が支払われていないこと、残業代を請求することなどを書きます。最初からすべての証拠や主張を記載する必要はありません。内容証明郵便とは別に、請求額の計算書などを送る場合は「後程計算書をお送りします。」と記載しておきましょう。
   
   ③日付
   文書を作成した日付を記入します。
   
   ④相手方の住所・社名・代表取締役
   
   ⑤自分の住所・氏名

3. （3）送付の際の注意点

   文書を作成したら、送付の準備をしましょう。送付する際の注意点は以下のとおりです。
   
   ①内容証明郵便は3部用意する
   内容証明郵便は3部用意する必要があります。
   1部は受取人である相手方に送られて、1部は郵便局で保管されます。もう1部は控えとして差出人が自分で保管しておくのです。パソコンで作成した場合は3枚プリントアウトしましょう。手書きの場合はコピーで構いません。
   
   ②内容証明郵便を出せない郵便局がある
   内容証明郵便はすべての郵便局で取り扱っているわけではありません。近くに出せる郵便局がない場合は電子内容証明郵便サービスを利用するとよいでしょう。
   
   ③配達証明をつける
   内容証明郵便は送付した内容を記録する郵便なので、相手が受け取ったかどうかまでは証明することはできません。したがって、「配達証明」というオプションをつけておきましょう。
   
   配達証明で送付すると、相手が受領した証拠として後日「配達証明書」というはがきが届きます。その後の相手との交渉や裁判のときに役立つので、大切に保管してください。

内容証明郵便は、未払い残業代請求を弁護士に依頼しても用いることがあります。だからこそ自身で作成しても払ってもらえるのではと思う方は少なくないのかもしれません。しかし、そもそも内容証明郵便は作り方に癖があるうえ、差出人がだれかによっても対応を変える企業が多いものです。できるだけ労力をかけずに支払ってもらいたいのであれば、弁護士に依頼したほうが早いケースがほとんどでしょう。

なお、働く際に結んだ契約の内容によっては未払いとなっている残業代自体が存在せず、そもそも請求ができないことがあります。証拠を集める前にしっかり確認したうえで請求を検討すべきといえます。また、労働契約の内容的に未払い残業代があることが確認できても、請求する側が証拠を集め、計算をしたうえで請求する必要があります。証拠収集や自力での計算が難しいのであれば、弁護士に相談した上で進めたほうがよいと考えられます。

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